大規模マンションの管理組合から、長年にわたり区分所有者の1人から大量の要望書（年間約100通）が送られてきて対応に追われて困っているとの相談を受けました。その区分所有者と理事会との対立は根深いようで、要望の内容はそのほとんどがとるに足らないものや、重箱の隅をつついただけの生産性のないものでした。

大量の要望書を送りつけてくる区分所有者に対し、弁護士から内容証明郵便を送り、要望毎に、「理由がない」「今後の検討課題とする」、過去の大量の総会議事録の閲覧請求に対しては「あまりに量が多いので事務処理の都合上閲覧させられない」、「そもそも要望書に対しては個別に回答をする義務はない」など、実質のない形式的な回答を行う（実質的な回答をしてしまうと、さらに相手方に主張の機会を与えることになるため。）と同時に、大量の要望書の送付は明らかに理事会、理事個人の業務を妨害する意図で行われているとみられるため今後も同じ傾向が続くようであれば損害賠償を請求する旨を通達しました。その後も経過をみておりますが、内容証明送付後は相手方も警戒しているのか、以前のような数の要望書を送ってくることはなくなったようです。